ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO: UNIDAD # 3 TRABAJO COLABORATIVO

GOOGLE DRIVE

Objetivo: Explicar cómo funciona y opera Google Drive, de forma práctica y resumida desde el punto de vista de un integrador de Google Drive en diversas empresas y personas.

DESARROLLO

Google Drive es la herramienta que anteriormente se conocía como Google Docs. Tiene como novedad el servicio de almacenamiento de archivos en la nube y sincronización de estos con otros dispositivos donde se tenga instalada la herramienta Google Drive, es decir, los recursos están disponibles no solo en el computador donde fueron creados o guardados, sino también en la web. Esta herramienta puede instalarse en un computador, en un dispositivo móvil o utilizarse desde un navegador.

Algunas de las características de esta herramienta son:

Proteger la información: ofrece de forma gratuita diez (10) GB de almacenamiento para cada uno de los usuarios de Google. De esta manera, si la computadora o móvil sufren daños, se pierden o son objeto de un robo, los archivos permanecerán seguros en el espacio de almacenamiento de Google Drive.

Acceder desde cualquier dispositivo: con este servicio, el usuario puede acceder a sus archivos desde cualquier equipo que cuente con una conexión internet y un navegador, puede sincronizarlos con una unidad de almacenamiento local y compartirlos con otros usuarios.

Compartir archivos o carpetas: permite compartir archivos o carpetas completas con una persona o grupo de personas con el fin de propiciar el trabajo colaborativo, por ejemplo, presentar o construir proyectos y/o trabajos, o desarrollar nuevas ideas a través de debates sencillos sobre el contenido de estos archivos.

Visualizar todo tipo de formatos: se puede visualizar varios tipos de formatos de archivos directamente desde el navegador, sin importar si el software que permite visualizar el archivo está instalado en la computadora o móvil; se puede visualizar archivos de texto, videos, imágenes, entre otros.

Buscar rápidamente: esta herramienta utiliza funciones de búsqueda que permiten encontrar rápidamente lo que está buscando. Se puede buscar por palabra clave o aplicar filtros para localizar un tipo de formato de archivo específico.

Acceso a Google Drive

Se puede entrar directamente a la página web http://drive.google.com, o desde el menú de servicios de Google (cuadrado con puntitos en la zona superior derecha).

Rellenamos los datos de dirección de correo electrónico y contraseña correspondiente y pulsamos en el botón “Iniciar sesión”.

A continuación entramos en nuestra página de inicio de Google Drive y desde aquí administraremos nuestro almacenamiento online.

Seguidamente se explican en detalle todas las posibilidades de este servicio de Google. A efectos de facilitar la comprensión, se consideran tres grandes bloques en la pantalla:

Bloque 1 (izquierda)

Mi unidad: muestra todos los archivos almacenados según su organización o categorías. Pulsando sobre cada una de los directorios o carpetas se visualizarán los archivos que tiene alojados. A su vez muestra las siguientes opciones:

a) Compartido conmigo: muestra los documentos que otros usuarios han compartido con nuestra cuenta.

b) Destacados: muestra los marcados como importantes

c) Recientes: últimos documentos subidos a Google Drive

d) Menos/Más: minimiza y maximiza el menú para ver todas las opciones

f) Todos los elementos: listado de todos los archivos sin incluirlos en carpetas

g) Papelera: guarda los elementos eliminados hasta que sean eliminados definitivamente por el usuario.

e) Actividad: muestra un listado de la edición de los documentos por orden cronológico

f) Todos los elementos: listado de todos los archivos sin incluirlos en carpetas

g) Papelera: guarda los elementos eliminados hasta que sean eliminados definitivamente por el usuario.

h) Propietario, tipo, más: abre una ventana para poder mostrar los archivos según diferentes filtros o criterios que facilitan la búsqueda.

Bloque 2 (barra de iconos a partir de la izquierda)
Drive: para ver la barra del menú completa seleccionar un documento o una carpeta.

a) Drive: vuelve a la página principal del usuario

b) Nueva carpeta en mi unidad: crea una nueva carpeta

c) Compartir: abre la ventana para compartir

d) Organizar: abre una ventana mostrando todas las carpetas que tenemos para mover las carpetas y archivos al destino que seleccionemos.

e) Suprimir: envía a la papelera la carpeta o archivo seleccionado (se puede recuperar posteriormente, mientras que no se elimine el contenido de la papelera)

f) Vista previa: muestra el aspecto de un documento en Google Drive, la vista previa online, como es lógico se aplica para archivos, no para carpetas.

g) Más: abre una ventana con opciones aplicables a las carpetas y archivos seleccionados.

Opciones para carpetas y archivos seleccionados en Google Drive

h) Ordenar: aparecen diversas opciones de ordenación.

i) Cambiar a lista / Cambiar a cuadrícula: modifica el formato de visualización de los documentos y carpetas.

j). Ajustes: de pantalla, configuración general, configuración de subida, administrar aplicaciones, combinaciones de teclas, ayuda, enviar comentarios.

Bloque 3 (barra de configuración, a la derecha)

a) Nombre de usuario

b) Notificaciones de Google Plus pendientes de abrir

c) Compartir: para compartir novedades por correo, adjuntando imágenes, vídeos, enlaces,..

d) Avatar / Perfil: acceso al perfil personal de Google y a la cuenta. Importante: desde aquí se cierra la sesión en Google Drive. Si el ordenador lo utilizan varios usuarios, si otro abre Google Drive y hemos olvidado cerrar la sesión accederá a nuestra cuenta.

Gestión de documentos

Google Drive permite subir, editar y modificar distintos tipos de archivos, textos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos, …

El proceso para iniciar un documento es mediante el botón rojo “CREAR”, que se encuentra en la parte izquierda.

Y a continuación seleccionamos el tipo de documento, por ejemplo para escribir un texto, elegiríamos “Documento”. A continuación aparece el entorno de un editor de textos, al estilo de Writer o MS Word, aunque más sencillo de manejo.

Por defecto Google Drive almacena automáticamente el texto conforme los escribimos con nombre “sin título”, siendo recomendable el renombrarlo, que se puede hacer pulsando en la parte superior derecha donde aparece “Documento sin título”.

Guardar: Como se ha indicado, no hace falta guardar manualmente el documento

Seguidamente nuestro documento aparecerá en el directorio de la página de inicio, para acceder a él nuevamente solo hay que seleccionarlo y se abrirá de nuevo la ventana de edición.

Para guardar una copia local de un documento, o descargarlo en el equipo, abre el documento, pulsa en la pestaña del menú “Archivo” y desplázate hasta la opción “Descargar archivo como”.

Se muestran los formatos de archivo posibles: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF y texto sin formato. Selecciona un tipo deseado y pulsa en “Aceptar” en la ventana del navegador que aparece.

Seleccionar formato archivo en Google Drive

En Google Drive también se pueden almacenar documentos (tipos: html, .txt, .odt, .rtf y Microsoft Word) que hemos creado previamente en cualquier dispositivo de manera local. El proceso para subir un documento desde el ordenador es mediante los siguientes pasos.

1. Selecciona el botón “Subir” situado en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos.

2. Selecciona “Examinar” y elige el documento.

3. Selecciona “Abrir”.

4. Selecciona “Subir archivo”. El archivo subido aparecerá en la lista de documentos.

Es posible la configuración mediante diversas opciones:

Configuración subida archivos en Google Drive

- Activar conversión / Desactivar: “Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs”: Si no convertimos al formato de Google Docs el archivo subido no se podrá editar online, simplemente será almacenado y para modificarlo habrá que descargarlo y después volver a subirlo, sin olvidarnos que una vez subamos el segundo documento tendremos que eliminar el primer documento. El documento convertido a formato Google Docs puede ser editado online por los usuarios y después ser descargado en el formato que elija el usuario.

- Convertir texto de los archivos PDF o de imagen subidos

Es importante considerar que la conversión no siempre se realiza totalmente, hay documentos que se pueden perder o modificar como por ejemplo los que contengan gráficos insertados, o algún tipo de imágenes. Además no todos los formatos de archivo se convierten para poder ser editados, las imágenes simplemente se muestran con una vista previa, el audio y el vídeo simplemente se almacenan y para visualizarlos hay que descargarlos.

Asi mismo podemos realizar en una hoja de calculo

Compartir documentos

Por defecto cada documento que subimos o creamos es de uso exclusivamente personal, para compartirlo hay que configurar los permisos del documento. Aparecen las siguientes opciones:

1. Enlace para compartir: url (dirección en internet) del documento, antes de copiarlo hay que configurar los permisos de privacidad que queremos que tenga.

2. Comparte este enlace a través de: correo gmail, Google+, Facebook,

3. Quien tiene acceso:

a) Público en la web: Cualquier usuario de internet puede encontrarlo y acceder a él, no es necesario iniciar sesión. Sirve para documentos cuya descarga hemos enlazado desde nuestra página web, o blog.

b) Cualquier usuario que reciba el enlace: para aquellos usuarios a los que nosotros enviemos un correo electrónico con la dirección del documento.

c) Privado: solamente accederán los usuarios que tengan permiso explícito e iniciando sesión en Google Drive (tienen que tener cuenta). Si hacemos un documento público aparece una opción nueva para configurar el permiso que tienen los usuarios sobre el documento; editar, comentar y ver.

Opciones compartir archivos en Google Drive

4. Es propietario: es el titular de la cuenta.

5. Añadir a personas: se pueden administrar los permisos para editar, comentar o ver, añadiendo direcciones de correo electrónico que podemos introducir manualmente o desde nuestra lista de contactos, también se puede activar la casilla de notificación por correo electrónico para que aquellas personas con las que queramos compartir el documento reciban un mensaje de aviso de nuestra acción.